Dne 20. června 2023 byl ve Sbírce zákonů vyhlášen zákon o ochraně oznamovatelů (zákon č. 171/2023 Sb.), tzv. whistleblowerů. Přijatý zákon upravuje postup podávání a posuzování oznámení o protiprávních jednáních prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dalšími zákonnými způsoby a zajištění potřebné ochrany oznamovatele

Vymezení základních pojmů

Povinný subjekt:

Povinným subjektem se pro účely toho vnitřního předpisu ze zákona rozumí zaměstnavatel OKO 69, s.r.o.

Vnitřní oznamovací systém:

Vnitřním oznamovacím systémem se pro účely tohoto vnitřního předpisu rozumí interní oznamovací systém, který je povinný subjekt povinen zavést a udržovat

Příslušná osoba:

Příslušnou osobou je fyzická osoba, kterou povinný subjekt pověřil vedením vnitřního oznamovacího systému a veškerou agendou spadající pod zákon o ochraně oznamovatele

Oznamovatel:

Oznamovatelem může být fyzická osoba, která pro povinný subjekt vykonává práci, nebo jinou obdobnou činnost, tedy: zaměstnání (HPP, DPP, DPČ), službu (státní zaměstnanci atd.), samostatnou výdělečnou činnost (OSVČ), výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánu právnické osoby (jednatel apod.), plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby (v jejím zájmu, jejím jménem/na její účet), správa svěřeneckého fondu, odborná praxe, stáž, činnosti ze smluv (dodávky služeb apod.)

Do ochrany dle tohoto zákona spadá i fyzická osoba, která se o výše uvedené činnosti teprve uchází

Oznámení:

Oznámením se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku, nebo porušuje právní předpis, nebo předpis Evropské unie (finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat, radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory., o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností u povinného subjektu

Za oznámení dle tohoto zákona se nepovažuje část oznámení, která obsahuje:

• informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky, vnitřní pořádek a bezpečnost, ve větším rozsahu životy a zdraví osob, ochranu informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie, plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany, významné bezpečnostní operace, bojeschopnost ozbrojených sil České republiky,

• informace o činnosti zpravodajských služeb České republiky,

• jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobného zpovědnímu tajemství

Práce, nebo jiná obdobná činnost u povinného subjektu:

Prací nebo jinou obdobnou činností u povinného subjektu se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí: zaměstnání, služba, samostatná výdělečná činnost, výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán, správa svěřenského fondu, dobrovolnická činnost, odborná praxe, stáž, nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění, ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost

Odvetná opatření:

Odvetnými opatřeními se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí zejména (nikoliv však výlučně): rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, zrušení právního vztahu založeného na DPP nebo DPČ, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, snížení mzdy, nebo odměny, nebo nepřiznání osobního příplatku, přeložení nebo převedení na jinou práci, negativní pracovní posudek, neumožnění odborného rozvoje, změna rozvržení pracovní doby, výpověď, odstoupení od smlouvy, zásah do práva na ochranu osobnosti

Nejde o úplný výčet, může jít o jakékoliv jednání s cílem způsobit újmu. Není stanoveno žádné časové omezení

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel, ani osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou, osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele, osoba oznamovatelem ovládaná, právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou, právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou, osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost
podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti

Vnitřní oznamovací systém povinného subjektu

Povinný subjekt je dle zákona o ochraně oznamovatele povinen nastavit vnitřní oznamovací systém tak aby bylo možné podat oznámení písemně i ústně. V případě žádosti zaměstnance povinného subjektu jde podat oznámení i osobně

Oznámení musí ze zákona obsahovat jméno, příjmení a datum narození či jiné údaje, z nichž lze dovodit totožnost oznamovatele. V případě, že z jakéhokoliv oznámení nebude příslušné osobě patrná totožnost oznamovatele, nejedná se o oznámení dle zákona o ochraně oznamovatele. Příslušná osoba se pokusí, v rámci své činnosti, sehnat potřebné údaje k prokázání totožnosti oznamovatele, což může být značně problematické ve vztahu k nutné anonymitě oznamovatele vůči zbytku společnosti. Oznamovatel je chráněn v rámci zákona o ochraně oznamovatele až tehdy, vyjde-li najevo jeho totožnost příslušné osobě

Písemné podání oznámení:

Písemné podání oznámení je u povinného subjektu, z důvodu zajištění ochrany oznamovatele, možné pouze formou listovní zásilky na adresu Březinova cesta 192/1, 412 01 Litoměřice.

Oznámení musí obsahovat jméno a příjmení a datum narození či jiné osobní údaje, z nichž příslušná osoba bude schopna dovodit totožnost oznamovatele. Na obálce musí být zřetelně uvedeno jméno a příjmení příslušné osoby povinného subjektu (viz níže). Jako poslední musí oznamovatel do listovní zásilky uvést nějaký kontaktní údaj, skrze nějž, se s ním příslušná osoba následně spojí a celou věc s ním vykomunikuje

Listovní zásilku, která je adresována konkrétnímu zaměstnanci, nikdo bez jeho svolení u povinného subjektu nemůže otevřít. Touto formou přebírání listovních zásilek je tak zajištěna ochrana a anonymita oznamovatele

Ústní podání oznámení:

Ústní podání oznámení je u povinného subjektu možné pouze telefonickým hovorem oznamovatele s příslušnou osobou

Oznamovatel se v hovoru představí jménem a příjmením a podá oznámení. Příslušná osoba je oprávněna se z důvodu přesvědčení o totožnosti oznamovatele zeptat na další doplňující osobní údaj (jako například místo pracoviště, osobní číslo apod.)

Telefonní hovor s příslušnou osobou není nahráván a příslušná osoba si pouze dělá písemné poznámky podstatné k danému oznámení

Osobní podání oznámení:

Osobní podání oznámení je u povinného subjektu možné pouze pro zaměstnance. Zaměstnanec se telefonicky spojí s příslušnou osobou a dle vytíženosti příslušné osoby (nejdéle však do 15 dní) si domluví čas a místo setkání a projednání oznámení

Postup po přijetí oznámení vnitřním oznamovacím systémem

Příslušná osoba, do 7 dnů ode dne přijetí oznámení, vyrozumí jeho oznamovatele. Výjimku tvoří pouze případ, kdy si to oznamovatel nepřeje či by takovým vyrozuměním došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele. V případě, kdy se nejedná o oznámení dle zákona o ochraně oznamovatele, vyrozumí příslušná osoba oznamovatele neprodleně

Příslušná osoba dále do 30 dnů posoudí důvodnost jednotlivých oznámení. Taková lhůta může být v ojedinělých případech navýšena 2x o 30 dnů. V takovém případě o tom příslušná osoba oznamovatele vyrozumí a odůvodní takové prodloužení

V případě, kdy příslušná osoba vyhodnotí oznámení jako důvodné, navrhne povinnému subjektu opatření k předejití nebo nápravě takového stavu a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku šetření a přijatých opatření

Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, vyrozumí o tom příslušná osoba oznamovatele a sdělí mu veškeré důvody, na základě kterých, bylo oznámení takto vyhodnoceno (zakládá se na nepravdivých informacích apod.)

Sankce za vědomě nepravdivé oznámení:

V případě, že příslušná osoba posoudí oznámení jako vědomě nepravdivé, má možnost oznámit takový přestupek na Ministerstvo spravedlnosti. Oznamovateli v případě prokázání takového oznámení hrozí sankce až ve výši 50.000, - Kč

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních a to:

• datum přijetí oznámení,

• identifikační a kontaktní údaje oznamovatele,

• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti níž oznámení směřovalo

• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a jeho výsledek

Veškeré výše uvedené údaje budou uchovávány příslušnou osobou po dobu nezbytně nutnou. Po celou dobu uchovávaní má k takovým údajům přístup pouze příslušná osoba

Ochrana osobních údajů ve spojitosti s podáním oznámení

Veškeré informace ke zpracovávání osobních údajů u společnosti, jsou uvedeny na výše uvedených webových stránkách. Každá fyzická osoba, která u povinného subjektu vykonává práci, nebo jinou obdobnou činnost, je dále prokazatelně a předem seznámena se zpracováním svých osobních údajů u společnosti individuálně. Veškeré další informace k této problematice lze na vyžádání zjistit od příslušné osoby

Příslušná osoba

Výběru příslušné osoby byla věnována zvláštní péče, přičemž bylo přihlíženo zejména k jejím vlastnostem (a to v kontextu morálky i kontextu pracovním, společenském a osobnostním), schopnostem, morálnímu kreditu a důvěryhodnosti tak, aby se oznamovatelé nemuseli obávat na příslušnou osobu obrátit. Je totiž v nejvyšším zájmu povinného subjektu, aby vnitřní oznamovací systém byl skutečně funkční

Příslušná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo dalších osob chráněných v rámci tohoto zákona, zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle tohoto zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak, postupuje při výkonu své činnosti nestranně, plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti

Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna požadovat prokázání totožnosti dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování předložením služebního průkazu nebo jiného zaměstnaneckého identifikačního průkazu, požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením, pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie, pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů, pořizovat se souhlasem dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu, vstupovat do všech prostor povinného subjektu, které mohou souviset s oznámením

Příslušnou osobou u společnosti OKO 69, s.r.o. byl určen firemní právník, pan:

Mgr. Jakub Podpěra, MBA, telefon: 603 955 017, e-mail: jakub.podpera@oko69.cz